Ayer un amigo se lamentaba de las ‘interminables, insufribles e improductivas reuniones de trabajo que se veía obligado a sufrir diariamente’. Sus palabras eran tan dramáticas y su hartazgo tan evidente, que le pregunté sobre el método que seguía para racionalizar esa incómoda ‘reunionitis’ que se había apoderado de su organización. ¿Método? -me contestó socarrón- eso en mi empresa es imposible. ¿Imposible?, una vez más se cruzaba en mi camino esa palabra odiosa y paralizante, y no pude por menos que recordar aquello que decía Henry Ford de ‘imposible significa que no has encontrado la solución’ pero, ¿realmente mi amigo estaba buscando alguna solución o simplemente se lamentaba cansinamente…?
La ‘reunionitis’ es un hábito que, como todo hábito, tiene cura cuando se hace consciente y se decide resolver. Realmente nuestro enemigo no es la reunión como tal, el enemigo es la falta de efectividad de la reunión ¿demasiados recursos para tan nimio objetivo?
Lo primero que tenemos que hacer es decidir de manera racional si convocamos o no la reunión y, para ello, tenemos que contestar las siguientes cuestiones:
- ¿Tengo muy claro el objetivo de la reunión?
- ¿El tiempo y la energía que vamos a invertir es proporcional a los rendimientos esperados?
- ¿Cuánto va a costar? – Esto se calcula estimando lo que cada uno de los asistentes le cuesta a la empresa por hora, multiplicándolo por la duración prevista y sumando las cantidades de todos los asistentes. A esta cantidad habría que sumar los gastos de transporte, hoteles, dietas, etc. si los hubiere.
- ¿Hay algún otro medio mas barato, rápido o cómodo para obtener los mismos resultados?
- ¿Quiénes son las personas imprescindibles en la reunión?
Si hemos decidido que la reunión se justifica y tenemos claros los objetivos, los siguientes pasos a seguir serán:
- Convocar sólo a las personas clave, las que están directamente involucradas que es imposible que sean informadas por terceros. Seguir la pauta de que toda persona que asista a una reunión debe aportar algo directamente, de lo contrario ¿es realmente necesario que asista?
- Enviar el orden del día, como mínimo, con 24 h de antelación y respetarlo a rajatabla tanto en lo referente a contenido, como al horario de inicio y final.
- Exigir puntualidad y no admitir interrupciones.
- La reunión se finaliza resumiendo lo hablado y definiendo los próximos pasos a seguir.
- Enviar informe de reunión en las siguientes 24 h y pedir feed-back.
